Muchas veces, los problemas más difíciles son humanos y organizacionales.
Cuando una empresa decide implementar un nuevo sistema de gestión, es habitual concentrarse en los aspectos técnicos: funcionalidades, migración de datos, parametrización, integraciones y capacitación.
Sin embargo, los mayores desafíos de una implementación muchas veces no son tecnológicos, sino humanos y organizacionales.
Implementar un sistema significa modificar la forma de trabajar. Cambian procedimientos, responsabilidades, controles y hábitos construidos durante años. Y es allí donde suele aparecer uno de los principales obstáculos: la resistencia al cambio.
Esa resistencia no necesariamente implica una actitud negativa. Puede surgir del temor a equivocarse, de no comprender el objetivo del proyecto, de sentir que el nuevo sistema genera más trabajo o incluso de preguntarse qué ocurrirá con determinadas tareas cuando comiencen a automatizarse.
También existe un momento particularmente complejo: la crisis de la implementación. El sistema anterior comienza a abandonarse, pero el nuevo todavía no funciona con naturalidad. Aparecen errores, diferencias de información, tareas duplicadas y la sensación de que “antes funcionábamos mejor”.
Paradójicamente, muchas veces el nuevo sistema simplemente está haciendo visibles problemas que ya existían: diferencias de stock, controles insuficientes, información duplicada, procedimientos informales o tareas que dependían exclusivamente del conocimiento de determinadas personas.
Por eso, una implementación también representa una excelente oportunidad para revisar y ordenar los procesos de la empresa.
No se trata simplemente de trasladar al nuevo sistema la forma en que siempre se trabajó. Antes de automatizar conviene preguntarse qué tareas son realmente necesarias, quién debe ser responsable, qué controles deberían existir y qué información necesita la empresa para gestionar mejor.
Además, las personas que realizan diariamente las tareas deben participar del proceso. Son quienes conocen las excepciones, dificultades y particularidades que muchas veces no aparecen en los manuales ni en los relevamientos iniciales.
Finalmente, implementar tecnología sin considerar el ambiente de control de la organización puede generar nuevos riesgos. Ventas, compras, cobranzas, pagos, bancos y stock forman parte de un mismo circuito administrativo y contable. Automatizar debería permitir no solamente trabajar más rápido, sino también obtener información confiable, trazable y útil para tomar decisiones.
Una implementación exitosa necesita entonces trabajar sobre tres dimensiones:
Tecnología + Procesos + Personas.
Porque la verdadera transformación no ocurre cuando instalamos un nuevo sistema.
Ocurre cuando la empresa logra trabajar de una manera más simple, ordenada y controlada que antes.