Varias sociedades, un mismo negocio: el desafío de consolidar la información
Es frecuente encontrar grupos empresarios integrados por varias sociedades que desarrollan actividades comerciales similares, comparten productos, clientes, proveedores e incluso instalaciones.
Aunque cada sociedad tiene su propia identidad jurídica y fiscal, desde el punto de vista de la gestión empresarial existe la necesidad de analizar el funcionamiento del conjunto.
Pensemos en un grupo integrado por cuatro sociedades, cada una con su propio CUIT, que comercializan los mismos productos y operan con dos depósitos.
Cada empresa emite sus facturas, registra sus compras, administra sus cuentas bancarias y cumple individualmente con sus obligaciones fiscales.
Sin embargo, los responsables del grupo necesitan responder preguntas que exceden la información de cada sociedad:
¿Cuánto vendió el grupo en su conjunto?
¿Cuál es el inventario total disponible de cada producto?
¿Qué sociedad es propietaria de la mercadería ubicada en cada depósito?
¿Cuáles son los resultados económicos consolidados?
¿Cuál es la posición financiera global?
¿Qué operaciones se realizan entre las sociedades?
Cuando cada empresa utiliza un sistema independiente, responder estas preguntas puede requerir numerosas planillas, conciliaciones y tareas manuales.
El desafío: integrar sin perder la independencia
La solución no consiste simplemente en sumar los datos de las cuatro sociedades.
Un sistema de gestión debe permitir mantener la independencia administrativa, contable y fiscal de cada empresa, pero ofrecer simultáneamente una visión consolidada del grupo.
En el caso de los inventarios, por ejemplo, un mismo producto puede encontrarse en diferentes depósitos y pertenecer a distintas sociedades.
El sistema debería permitir conocer tanto las existencias individuales como el stock total del grupo, diferenciando la propiedad de la mercadería y su disponibilidad comercial.
Lo mismo sucede con las ventas, las compras, los bancos y los resultados económicos.
Además, cuando existen operaciones entre sociedades, la consolidación contable requiere identificar y, cuando corresponda, eliminar las transacciones internas para evitar duplicaciones.
Integrar la información no significa mezclar las operaciones de las empresas. Significa poder administrarlas individualmente y analizarlas como un conjunto.
¿Existen ERP preparados para grupos empresarios?
Actualmente existen sistemas de gestión que incorporan funcionalidades multiempresa.
Entre las alternativas que pueden evaluarse en Argentina encontramos:
Softland Logic
Dispone de soluciones orientadas a grupos económicos, con administración de múltiples sociedades, información consolidada y posibilidades de compartir datos maestros.
Odoo
Permite gestionar varias compañías dentro de una misma plataforma, compartir determinados catálogos de productos y contactos, administrar depósitos independientes y configurar operaciones entre empresas.
Finnegans
Ofrece herramientas de gestión empresarial y funcionalidades para automatizar determinadas operaciones entre compañías, incluyendo documentos comerciales y movimientos administrativos.
Tango
Cuenta con funcionalidades multiempresa y herramientas para obtener información consolidada de distintas áreas administrativas, comerciales y contables.
Cada alternativa presenta características, costos y requerimientos de implementación diferentes.
La elección depende de la cantidad de sociedades, la complejidad de sus operaciones, los circuitos comerciales, las necesidades fiscales y el nivel de integración requerido.
¿Es necesario reemplazar los sistemas actuales?
No necesariamente.
Cuando las sociedades ya utilizan sistemas de gestión que funcionan correctamente, puede resultar conveniente analizar una alternativa intermedia.
Mediante integraciones, APIs, bases de datos y herramientas de automatización es posible desarrollar una capa de información que reúna los registros de las distintas empresas.
Esto permitiría construir tableros consolidados de ventas, inventarios, compras, resultados y posición financiera.
Sin embargo, hay una diferencia importante entre consolidar información para analizarla y administrar operaciones integradas en tiempo real.
Si el grupo necesita compartir disponibilidad de inventarios, coordinar pedidos o automatizar transacciones entre sociedades, probablemente deba evaluar una integración operativa más profunda.
La importancia de analizar los procesos antes de elegir
Antes de implementar un ERP multiempresa conviene responder algunas preguntas fundamentales:
¿Las sociedades comparten físicamente los depósitos?
¿Los productos tienen una identificación única en todas las empresas?
¿Existen ventas o transferencias de mercadería entre sociedades?
¿Se necesita información consolidada solamente para la dirección o también para las operaciones diarias?
¿Los sistemas actuales permiten integraciones?
Las respuestas determinan el alcance del proyecto.
En algunos casos, la solución será implementar un ERP multiempresa.
En otros, será suficiente integrar los sistemas existentes y desarrollar herramientas de información gerencial.
Una oportunidad para mejorar la gestión del grupo
La integración de sociedades no debería considerarse exclusivamente como un proyecto tecnológico.
También representa una oportunidad para revisar procedimientos, unificar criterios de registración, mejorar el control de inventarios y construir indicadores comunes.
Contar con información consolidada permite evaluar el desempeño del grupo, identificar necesidades financieras y mejorar las decisiones comerciales.
Pero para lograrlo, los datos deben ser consistentes y los procesos estar correctamente definidos.
La tecnología permite integrar la información. La organización de los procesos permite convertirla en una herramienta de gestión.
Empresa en Marcha
Consultoría en procesos administrativos, sistemas de gestión, integración de información y automatización para PYMES.
Una mejor gestión comienza con información confiable.